Verschillende belangen? Zo praat je er over!

Bijna ieder bedrijf krijgt te maken uiteenlopende en zelfs tegenstrijdige belangen. Zowel intern als extern; tussen sales en productie; projectmanagement en engineers; management en werkvloer. Hoewel we er allemaal naar streven de bedrijfsdoelstellingen te behalen, kan het voorkomen dat we in verschillende richtingen bewegen omdat we met andere variabelen en deelresultaten te maken hebben.

In dit artikel lees je waarom het cruciaal is om openlijk te communiceren over belangen en geef ik tips voor goed overleg.

Herkenbaar?

Je project is al een tijdje op weg en je maakt goede vorderingen, maar de kwaliteit is nog niet op het niveau dat je wilt. De salesmanager begint druk uit te oefenen en roept dat de klant al zo lang wacht, dat er nu echt iets getoond moet worden. Dat wil de engineer ook graag, maar die wil niet met een prototype komen dat niet functioneert of bij het minste of geringste uitvalt. In de stand-up meetings krijgen ze steeds vaker woorden met elkaar, ze voelen zich allebei onbegrepen en weten niet of ze nu nog harder moet gaan roepen, harder nee moet zeggen, of maar gewoon helemaal moeten stoppen met het project. In zo’n situatie heb je te maken met (ogenschijnlijk) tegenstrijdige belangen en kan het helpen om daar eens over te praten.

Belangen

Belangen kunnen variëren van individuele doelen en verwachtingen tot afdelingsprioriteiten, stakeholders en organisatiedoelstellingen. KPI’s, kernwaarden, toekomstplannen, politiek en winst zijn zo maar wat voorbeelden. In je werk dien je een heel scala aan belangen, of je je daar nou bewust van bent of niet. Hoe bewuster hoe beter overigens, want daar worden je beslissingen een stuk makkelijker en voorspelbaarder van.

Maar belangen kunnen verschillen. Dat kan een verschil van inzicht zijn in wat belangrijk is, een technische voorkeur voor een bepaald materiaal of een verschil in specificaties. Het kan ook een verschil in motivatie zijn, zoals de consultants die voor de beste maatwerk oplossing gaan, terwijl de salesmanagers vooral zo veel mogelijk klanten met dezelfde oplossing willen helpen.
Het lijken tegenstrijdige belangen, maar als je er over kunt praten blijkt dat vaak wel mee te vallen. Dan kun je met een gezamenlijke beslissing aan meerdere belangen voldoen, of nu eens kiezen voor het een en de volgende keer voor het ander.

Het lijken tegenstrijdige belangen, maar als je er over kunt praten blijkt dat vaak wel mee te vallen

De kracht van overleg

Overleg vormt de ruggengraat van een gezonde werkomgeving, tenminste: goed overleg. Dat stelt teams in staat om ideeën uit te wisselen, verschillende perspectieven te begrijpen, werkzaamheden te verdelen en gezamenlijk beslissingen te nemen. Deze vorm van samenwerken is niet alleen goed voor het genereren van innovatieve oplossingen en een goede workflow, maar het creëert ook een gevoel van betrokkenheid en eigenaarschap bij teamleden. Bovendien is het dé plek om belangen bij elkaar te brengen.

Tip: ken de dilemma’s en kies voor positieve taal

Tips voor open overleg over belangen

Goed en open overleg over belangen vormt de kern van effectieve samenwerking en besluitvorming. Hier zijn enkele praktische tips om ook jouw overleg te verbeteren en open communicatie te bevorderen:

• Stel duidelijke doelen: Definieer heldere doelen voor het overleg. Dit geeft structuur aan de discussie en helpt bij het behouden van focus. Zorg ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.
• Kies voor positieve taal: Praat vooral over wat je wél wilt en waarom. Vermijd het gebruik van defensieve of aanvallende taal en focus op het oplossen van problemen in plaats van het toewijzen van schuld of wij-zij discussies.
• Ken de dilemma’s waarbinnen je je beweegt: Kan het wel en goedkoop en snel en goed? Of moet je op een van deze factoren inleveren? Er zijn meerdere raamwerken die verhelderen waar het krachtenveld wringt (bijv. Iron Triangle / Common Law of Business Balance).
• Wees open: Door allemaal te delen wat jullie belangen te zijn heb je de grootste kans om ook aan al deze belangen te voldoen. Deel je feedback (liefst in de vorm van feedforward) op de ideeën en wees open over waarom dat voor jou belangrijk is. Word jij beoordeeld op een KPI die strijdig is met die van een ander: bespreek het en zorg er voor dat je dichter bij elkaar komt te staan. Bij voorkeur met medewerking van jullie manager(s) natuurlijk!
• Respecteer diversiteit: Erken de diversiteit aan perspectieven en ervaringen binnen het team. Waardeer de verschillen en haal bij iedereen op wat zij willen. Moedig alle deelnemers aan om hun ideeën en meningen te delen. Dit draagt bij aan een inclusieve omgeving waarin elk teamlid zich gehoord en gerespecteerd voelt, waardoor je ook ruimte voor compromissen creëert.
• Luister actief: Neem de tijd om actief te luisteren naar alle bijdragen. Dit betekent niet alleen horen wat er gezegd wordt, maar ook begrijpen wat er achter de woorden schuilt. Stel verhelderende vragen om zeker te zijn dat je de standpunten van anderen volledig begrijpt.
• Let op non-verbale communicatie: Lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen kunnen vaak aanvullende informatie geven over de gevoelens en standpunten van teamleden. Vraag ook door op wat je ziet!
• Laat je overleg faciliteren: Een (relatieve) buitenstaander kan een vastgelopen of spannend overleg vaak makkelijker vlot trekken dan de deelnemers zelf. Door de juiste vragen te stellen, zaken samen te vatten en af en toe ook de bal eens op de stip te leggen kan een facilitator je overleg enorm vooruit helpen.

Gemeenschappelijke belangen

Wanneer belangen openlijk worden gedeeld, ontstaat er ruimte voor compromissen en consensus. Teamleden kunnen beter meedenken over beslissingen en hoe ze kunnen bijdragen aan het behalen van gemeenschappelijke doelen.

Sales en productie zullen elkaar bijvoorbeeld altijd een beetje bijten, maar in overleg zijn prima de grenzen te bepalen. Wanneer kun je nee zeggen, wanneer moet er medewerking zijn; dat bespreek je samen. Dat kan alleen als ook op tafel ligt waarom dat belangrijk is.
Bij sommige (te korte) deadlines komt bijvoorbeeld de kwaliteit van het geleverde echt in gevaar. Binnen te kleine budgetten en te weinig mankracht kán er simpelweg niet geleverd worden, of alleen met dusdanig slechte kwaliteit dat het imago van het bedrijf onder druk komt te staan.
En bij te hoge kwaliteitseisen vanuit de makers wordt het product simpelweg onverkoopbaar. Ook zij moeten rekening houden met vraag en aanbod, de markt waar sales zich in beweegt. Zonder verkoop stopt ook hun productie tenslotte.
Als sales goed weet wat de eigenschappen en grenzen van het product zijn, dan kunnen zij het product ook beter verkopen. En als productie goed weet wanneer zij water bij de wijn moeten doen om een klant binnen te halen zullen zij ook beter kunnen ondersteunen in dit proces.

https://www.ruijterincompany.com/diensten/