skip to Main Content

prioriteitenstellen1

Ze zeggen dat als je maar weet wat je wilt, dat het makkelijker is om keuzes te maken. Ook als je het druk hebt. Maar soms, zelfs als je goed weet wat je wilt, loopt het toch van je weg, vooral op je werk. Wellicht biedt dit artikel dan wat handvatten. [geschreven in samenwerking met Anne Lieve Ruijter]

Stel je voor: je bent manager, je medewerkers vragen van alles van je, je hebt zelf een behoorlijke to do lijst en dan is er ook nog het jaaroverzicht waar je baas op zit te wachten, om het nog maar niet te hebben over al die vergaderingen. Allemaal belangrijk. En wat dan?

Als de stapel werk blijft groeien wordt het steeds lastiger om prioriteiten te stellen. We weten niet meer welke klussen op het lijstje to-do thuis horen en welke we zouden moeten schrappen of delegeren: het toedeloe lijstje.

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent,” zei Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Zijn naam is daardoor verbonden aan een model waarmee je gemakkelijk inzicht krijgt in wat écht nu moet gebeuren en wat ook later of door een ander gedaan kan worden.

Het is heel eenvoudig: teken een X en een Y as, horizontaal zet je Belang + en -, verticaal Urgentie + en -. Met eenvoudig bedoel ik overigens niet dat het makkelijk wordt, maar wel overzichtelijker.

Prio1

Links boven zet je alléén de taken waar echt bloed uit komt als je het niet nu doet.

Links onder komen de dingen die je heel belangrijk vindt, maar waarvan je het lastig vindt om er tijd voor te maken en waar geen bloed uit komt.

Rechts boven komen de dingen die eigenlijk voor jou niet zo heel belangrijk zijn, maar wel voor anderen en die altijd dwars door je planning lopen.

Rechts onder komen de dingen waar je eigenlijk gewoon nee tegen moet zeggen. Het toedeloe lijstje. Als het niet belangrijk is én niet urgent, waarom zou je het dan op je to-do lijst zetten?!

Ok, dus om rust te creëren, knetteren we eerst de rechtsonders er uit. Toedeloe. Als je blijft vinden dat je het wel een keer zou moeten doen, schrijf het dan op een aparte ‘misschien-ooit’ lijst zodat het niet verdwijnt, maar ook zeker niet steeds in je beeld staat.

Vervolgens beslis je welke dingen die links boven staan je het eerst gaat doen. Maak een rangorde, pak je agenda erbij, beslis wanneer je wat gaat doen. En dat ga je ook doen, zodra je klaar bent met het maken van je to do lijst.

Als dat niet kan, omdat je naar een vergadering moet bijvoorbeeld, zorg dan dat ze in je bewustzijn blijven zodat je ze niet vergeet, ook niet wanneer andere zaken aan je trekken. Plak een post-it op je bril, teken een smiley op je hand, zet je wekker, wat jij wilt, als je maar zorgt dat deze dingen gedaan worden (nooit meer dan 3 op een dag, bij elkaar maximaal 2 uur aan besteden, anders zijn ze op te delen in subtaken die je opnieuw in het schema kunt zetten).

Vervolgens bekijk je de punten rechtsboven en linksonder. Beslis wat op je to do mag blijven staan (onder / na de punten die links boven stonden) en wat er op je toedeloe lijst komt. Tenslotte communiceer je over deze punten met degenen die er op wachten, die het moeten gaan doen of die een ‘nee’ gaan krijgen, zodat iedereen weet waar hij aan toe is en mensen niet onnodig lang op jouw taken hoeven te wachten.

Wanneer is een taak belangrijk?
Een taak is belangrijk als het echt de kern van jouw werk betreft, waar jij voor aan de lat staat. Of als er dingen niet door kunnen gaan als jij de taak niet uitvoert en het veel impact heeft (kan hebben) op je resultaten.

Wanneer is een taak urgent?
Urgent wil zeggen dat het niet kan wachten. Het is iets dat op korte termijn moet gebeuren, anders is het er niet meer of gaat er iets mis. Soms is dat prima, als je telefoon gaat is dat urgent, maar als het niet belangrijk is, hoef je ‘m niet op te nemen.

Ok, dit lijkt heel gemakkelijk, waarom doen we dit niet altijd?
Omdat wij mensen afleiding lekker vinden, geneigd zijn om de belangen van anderen voor onze eigen te stellen (lief van je, maar niet altijd handig), we graag veel kleine dingen doen en vergeten na te denken over wat nou echt prioriteit krijgt als er allerlei mensen allerlei dingen aan ons vragen. En dan dus ongemerkt overladen raken.

Ok, en planning dan?
Prioriteiten en planning gaan hand in hand. Het zijn allebei ‘levende documenten’, wat wil zeggen dat ze kunnen veranderen en je ze continu moet bijhouden. Hoe meer je vooruit kijkt, zowel in je planning, als bij het stellen van prioriteiten, hoe beter je keuzes zult kunnen maken over wat je wel en niet doet.

Ok, en mijn baas dan?
Je baas kan je helpen! Hij of zij is de aangewezen persoon om je te helpen wanneer er te veel taken in de linker boven hoek terecht komen. De vraag ‘ik heb te veel werk voor het aantal uren dat ik heb, wat moet ik laten vallen, delegeren, of uitstellen?’ is een hele nuttige. En een hele wijze. Hij of zij is namelijk uiteindelijk verantwoordelijk, ook voor jouw welzijn.

Nog steeds lastig? Lees dan eens dit stuk over persoonlijke waarden, of dit stuk over ‘moeten’. Misschien dat de oplossing voor jou meer op dat vlak ligt.

Dit bericht heeft 2 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back To Top